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メールで退職願は非常識ではない!実際に私が行った方法とポイント

退職願のメール

「退職したいけど、いつ言い出せばいいか・・・」

「退職願ってやっぱ封筒でだすの?」

「メールで退職を伝えるのは失礼?」

人見知りの人は退職をするにも言い出せなかったり、うまく伝えられなかったりします。

そんな時に「メールだったら言えるのに…」と思いませんか。

結論から言えば、メールなどの文章で退職願を伝えるのは全然OK!

何を隠そう私もメールで退職願を伝えたんですから。今回はその方法とポイントを解説します。

 

実録!メールで退職願(私の場合)

私がメールで退職願を送信してから、実際に退職するまでの流れを記していきます。

  1. 通勤時に上司の携帯へ退職の相談メール送信
  2. 会社にて上司との面談依頼をメール
  3. 上司と面談
  4. 上司とその上の上司で相談(私不在)
  5. 上司とその上の上司と面談1回目
  6. 上司とその上の上司と面談2回目
  7. 退職

退職を決めてからまずしたことは、通勤の電車の中で、直属の上司のプライベートな携帯メールに「退職を相談したい」と送りました。

そして、出社してからその上司にメールで「面談をお願い」しました。

上司とはある程度信頼関係を築けていたので、最初の面談では退職の意向と理由を伝えました。

その時はその上司だけでは決められないということで、その上司がさらに上の上司に伝えるということで最初の面談は終了。

翌日、直属の上司とその上の上司2人と4者面談、改めて退職理由などを説明しましたが、ここではうまく説明できなかったため、説得されもう少し考えさせられるハメに・・・。

これは自分の決意が伝わっていないと思い、A4用紙に思いのたけを文章にしたため(wordで)、2回目の4者面談時には、印刷したA4の手紙を読んでもらいました。

それでも引き留められるかと思いましたが、手紙につづった私の強い意志が伝わったのか、退職を受け入れてもらいました。

そして、引継ぎなどを含め2か月後に退社日を設定し、無事に退職に至りました。

 

メールで退職願のポイント

メールで退職願

 

これから紹介するポイントは、当ブログ管理人の「うちむー」が実際に行った行動から導き出しています。すべての職種や仕事、会社で当てはまるわけではございませんので参考程度にしてください。

 

退職を伝える時期

退職を伝えるのは、まずは直属の上司ということになるでしょう。

その上司が忙しい時期、ひいては会社全体が忙しい時期は、当たり前ですが避けたほうがいいでしょう。

これは職種や会社によっても違いますが、私の場合はネットショップの運営会社ということでしたので、ショップのセール時期や売上げの多い週末、月末月初、締め日などは避けました。

あとは上司のスケジュールが共有される会社だったので、出張がない日、会議の無い日というところで、退職を伝える日を選びました。

上司が忙しい場合、メールに気付いたとしても優先順位が後に回される可能性があり、もう一度催促しなければならないという人見知りにとって最悪の状態になるので気を付けたいポイントです。

 

初動はプライベートメール

上司との関係が良好で信頼関係もある場合には、プライベートメールで退職の旨を伝えるのがいいと思います。

というのも、プライベートメールの場合は「個人的な相談」のようなカタチになるので、上司も「信頼されている」と感じて親身に対応してくれることが多いです。

また、上司の「仕事スイッチがオフ」の時に伝えるのもポイントです。

仕事スイッチがオフだと「一人の人間として」考えてくれるのに対し、仕事スイッチがオンだと上司という立場で構えてしまう可能性があるからです。

私の場合は上司がガラケーだったので、LINEとかではなく、SMS(ショートメール)で送りました。

ちなみに内容としては、「退職したいんですが、相談させてください」と超短文でいいと思います。

上記はイメージですが、実際にこのくらいのやり取りでした。

長文を返信しにくい通勤時間というのもポイントで、長いやり取りにしないというのを狙っています。

最終的には面と向かって話すことですから、メールで長々とやりとりする必要はないですからね。

 

会社で上司と面談

メールで第一報を打っておくと、運が良ければ上司のほうから面談をしようと言ってくることがあります。

それは会社外でのランチかもしれないし、仕事終わりの飲みかもしれません。

上司の「仕事スイッチがオフ」の時に第一報を送っているので、上司もある程度心の準備ができているというのもスムーズに話が進むポイントです。

 

退職理由を事前にまとめておこう

メールだけでさすがに退職できるかと言えば、それはさすがに無理でしょう。

最終的には上司と話し合いすることになります。

退職理由は個人的には全部正直に話す必要はないと思っています。

しかし、スムーズに退職をするには論理的かつ具体的な理由があったほうがいいので事前に用意しておきたいですね。

 

また、退職理由は、会社に不満がある場合にはあまり正直に話さないほうがいいと思います。

不満を理由にすると、それに対する改善案を出されて引き留められることがあります。

その際、断りにくい人だとハッキリと退職の意思を示せず、結局辞められなかったということにもなりかねません。

さらに、会社の心象を悪くしてしまうと、退職日までの期間会社に居づらくなりますし、退職時の手続きや対応が悪くならないとも言い切れません。

その場合はウソでもいいので、当たり障りのない理由を用意しておくといいかもしれません。

 

一方、自身のキャリアアップや将来の夢や目標に向かって会社を離れる、という理由の場合は、正直に話すほうがスムーズにいくでしょう。

いずれにせよ、「自分の心はもうこの会社にはない」という気持ちをハッキリ述べられるように準備しておくのがポイントです。

【正直に話していい退職理由】

  • 職種を変えたい(チャレンジ)
  • すでに次の職が決まっている
  • 独立する
【正直に話さないほうがいい退職理由】

  • 給与・待遇に不満がある
  • 人間関係に難あり
  • 仕事が合わない
  • 留学・自分探しの旅

 

引き留められたときは

ありがたいことに、退職の旨を示した場合に「引き留められる」ということもしばしばあります。

私も実際に引き留められたのですが、その時には上司の上司が2人出てきて4者面談のような形になりました。

こうなると人見知りの私にとってはかなり緊張する状態になり、自分の主張をハッキリ伝えることが困難でした。

さらに上司の上司となると「仕事ができる」人のほうが多いでしょうから、弁も立つんですよね。

退職願と手紙

そういった説得に対抗するには「手紙」が有効です。

私の場合は「会社側のペースになってるな~」と感じたので、2回目の面談時にはA4用紙2枚にびっちり私の主張を論理的にまとめて差し出しました。

「そこはメールじゃないのか」と突っ込まれそうですが、ここは「手紙」形式がいいんです。

というのも、この手紙は対面時に渡して、自分がいるところで読んでもらうことに意味があるからです。

 

メールではやはり感情や熱意があまり伝わらないんですよね。

手紙も同じなんですが、そこに本人がいて「そういうことなんです」と最後に一言感情を込めて言うだけで全然伝わり方が違います。

「これは引き留めてもムダだ」そう思ってもらったらこちらの勝ちです。

あとはメールはデータとして退社後にも残る可能性があるので個人的な主張を残すのは避けたいです。

 

どうしても退職できない場合

私はスムーズに退職できましたが、どうしても自分で伝えられなかったり、引き留められたり、はたまた上司と折り合いが悪い場合には、退職代行サービスというものもあります。

退職代行サービスは、自分の代わりに会社に退職の旨を伝えて手続きをサポートしてくれるというサービスです。

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。民法第627条

このように本来は職業選択の自由のもとに、仕事を辞めるのは個人の自由でなければなりません。

それでも責任感から余裕をもって退職したい、きちんと引継ぎをして辞めたいと思っていたとしても、会社側からの無理な引き留めや理不尽な対応をされることもあります。

さすがにそういった場合には退職代行サービスを利用するのも一つの方法として知っておくと良いでしょう。

 

また、退職することを会社に言う前に、家族の理解を得られないとか、まだ迷っているという場合は以下の記事も参考にしてみてください。

 

退職願はマナーより誠意

退職願を出すのに方法は何でもいいと思っています。

大事なのは、誠意をもって自分の主張を伝えられるかどうか、また、責任感を持ってできるだけ迷惑がかからないように対応できるかどうかです。

人見知りで言い出せない、上手く伝えられないということであれば、上手く伝える方法を取ればいいのです。

それがたまたま「メール」や「手紙」でも、相手に誠意や熱意が伝われば納得してくれるはずです。

 

退職願の前に転職先を準備しておこう

会社が嫌になった、キャリアアップをしたい、脱サラしたいなど、退職願を出す理由はさまざまですが、ただ辞めたいから辞めるというのは危険です。

脱サラの人以外は、ある程度どんな転職先があるのかをリサーチしておくことが必要でしょう。

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転職ってどうしても不安が多いのですが、実際に転職した人の8割以上は不満が解消されたと答えています。

転職満足度

出典:2017年転職後の満足度 |マイナビ転職

「希望の業界に行けた」「前職より給与アップした」「労働時間が短くなった」など、当たり前ですが、不満を感じていた部分を解消するために転職するので、待遇が良くならなければ意味がありません。

しかし、転職なんて何度もする人はいないですから、どうやって選ぶか難しい部分もあります。

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うちむー

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人見知り歴30余年の「うちむー」と申します。人見知りって自称する人は多いですが、人見知り度はそれこそ千差万別です。私は超が付くほど人見知りですが、治そうと思ったり、これでいいやと思ったりの繰り返しです。同じ悩みを持つ人と人見知り感覚を共有できればと思っています。

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